CE-Kennzeichnung und Risikobeurteilung: Wie können Kosten reduziert werden?

Spezialisierte CE-Software für Risikobeurteilungen (wie Safexpert) adressieren die genannten Schwierigkeiten durch ein strukturiertes Vorgehen und intelligente Funktionen. Die wichtigsten Vorteile für Konstrukteure und CE-Verantwortliche sind dabei:

• Strukturierter Ablauf und Vollständigkeit: Die Software führt den Anwender schrittweise durch den Risikobeurteilungsprozess. Ein Modul zur Risikobeurteilung zwingt zu einer systematischen Vorgehensweise gemäß EN ISO 12100 – von der Festlegung der Grenzen, über die Gefährdungsidentifikation bis zur Maßnahmendokumentation. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden. Beispielsweise lässt sich mit wenigen Klicks ermitteln, welche Gefährdungen an welchen Gefahrenstellen und in welchen Lebensphasen auftreten. Der Anwender erhält einen klaren Überblick darüber, welche Gefährdungssituationen betrachtet wurden und welche Risiken noch offen sind. Status-Auswertungen zeigen beispielsweise auf einen Blick, für welche identifizierten Gefährdungen das Risiko noch nicht hinreichend vermindert wurde. Diese strukturierte Herangehensweise erleichtert es Konstrukteuren, nichts zu übersehen, was später teuer werden könnte.
• Einheitliche, normenkonforme Dokumentation: CE-Software sorgt dafür, dass die Ergebnisse der Risikobeurteilung konsistent und standardkonform dokumentiert werden. So erzeugt Safexpert z.B. automatisch Berichte, die sich an der Norm ISO/TR 14121-2 orientieren – einer technischen Regel für die Dokumentation von Risikobeurteilungen. Alle Projekte folgen dem gleichen Format und Qualitätsstandard. Bei Audits, Kundennachfragen oder der Erstellung der EG-Konformitätserklärung liegen somit alle erforderlichen Nachweise vollständig und ordentlich vor. Das reduziert den Abstimmungsaufwand mit Prüfern und erhöht die Rechtssicherheit.
• Zeitersparnis und effiziente Prozesse: Eine gute CE-Software spart vor allem Zeit – und zwar in jeder Phase der Risikobeurteilung. Viele ehemals manuelle Schritte werden automatisiert oder wesentlich vereinfacht. So entfällt z.B. die manuelle Pflege von Excel-Listen. Stattdessen werden Daten nur einmal eingegeben und können anschließend auf vielfältige Weise ausgewertet werden. Vorhandenes Wissen ist wiederverwendbar: Konstrukteure können auf Gefährdungs-Checklisten und hinterlegte Lösungen zurückgreifen, anstatt jedes Mal von vorn anzufangen. Wiederkehrende Aufgaben erledigt der Computer in Sekunden, wofür Menschen manuell Tage oder Wochen bräuchten. Ein drastisches Beispiel: Durch die intelligente Verknüpfung digitaler Wissensdatenbanken kann das System automatisch ermitteln, welche laufenden Projekte von der Zurückziehung einer Norm betroffen sind. Eine solche Analyse wäre händisch enorm aufwendig. Insgesamt wird der Engineering-Workflow beschleunigt, und Entwickler können sich mehr auf die eigentliche Konstruktion konzentrieren, während die Software ihnen „Fleißarbeit“ abnimmt. Dies verkürzt die Durchlaufzeit der CE-Dokumentation erheblich.
• Bessere Nachverfolgbarkeit und Teamarbeit: In einer Softwareumgebung ist jede Gefährdung, Entscheidung und Maßnahme lückenlos nachvollziehbar. Änderungen am Design lassen sich schnell in der Risikobeurteilung aktualisieren, und die Historie bleibt erhalten. Moderne Lösungen wie Safexpert sind zudem netzwerkfähig, sodass mehrere Teammitglieder parallel an Projekten arbeiten können. Da alle denselben Datenstand verwenden, entsteht kein Durcheinander verschiedener Dateiversionen. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Konstruktion, Elektroabteilung und CE-Koordination. Gleichzeitig dient das System als zentrales Wissensarchiv: Erfahrungen und Lösungen aus früheren Projekten stehen allen zur Verfügung. Verlässt ein erfahrener „CE-Experte“ das Unternehmen, bleibt sein Know-how in der Datenbank erhalten – ein enormer Vorteil für die Kontinuität. Nicht zuletzt erhöht die lückenlose Dokumentation die Traceability gegenüber Dritten: Im Falle eines Unfalls oder einer Prüfung kann genau nachvollzogen werden, welche Überlegungen angestellt und welche Maßnahmen ergriffen wurden.
• Aktualität und Normenverwaltung: Produktentwickler stehen vor der Herausforderung, stets mit aktuellen Normen und Vorschriften zu arbeiten. Eine CE-Software mit integriertem Normenmanagement entlastet das Team an dieser Stelle erheblich. So können Maßnahmen zur Risikominderung direkt mit Normen verknüpft werden – die Software überwacht dann automatisch, ob diese Normen noch aktuell sind. Sobald sich eine relevante Norm ändert, wird das im Projekt angezeigt. Safexpert bietet hierfür beispielsweise einen Änderungs-Assistenten, der dem Konstrukteur aufzeigt, welche Anforderungen sich durch Normänderungen verändert haben, und zwar bis hinunter auf Abschnittsebene der Normtexte. Damit erfährt man frühzeitig, ob eine bereits gewählte Schutzmaßnahme eventuell an neue Regeln angepasst werden muss. Ohne ein solches Tool müssten Ingenieure alle Normenupdates manuell verfolgen und ihre Projekte durchforsten, was mit hohem Aufwand und Risiko verwunden wäre. Die Software erledigt diese Aktualitätsprüfungen im Hintergrund, sodass maximale Rechtssicherheit bei minimalem Aufwand gewährleistet ist.

Zusammengefasst bringt der Einsatz einer CE-Software Struktur, Tempo und Sicherheit in den Risikobeurteilungsprozess. Viele der oben beschriebenen Probleme – vom Vergessen einer Gefährdung bis hin zur Arbeit mit veralteten Informationen – werden durch intelligente Funktionen aufgefangen. Dies wirkt sich nicht nur technisch, sondern auch ökonomisch positiv aus.
 

Effizientere Risikobeurteilungsprozesse zahlen sich für Unternehmen direkt in Euro und Cent sowie in kürzeren Projektzeiten aus. Insbesondere in folgenden Bereichen lassen sich positive Effekte auf Budget und Timing feststellen:

• Weniger kostenintensive Nacharbeiten: Wenn Risiken früh erkannt und adressiert werden, können Unternehmen teure Änderungen auf den letzten Metern vermeiden. Jede konstruktive Anpassung oder zusätzliche Schutzmaßnahme, die erst bei der Inbetriebnahme erkannt wird, kann Projektpläne um Wochen zurückwerfen und außerplanmäßiges Budget verschlingen. Durch eine begleitende Risikobeurteilung im Entwicklungsprozess werden Probleme bereits auf dem Zeichenbrett gelöst – deutlich günstiger und ohne Projektverzögerung. Ein Beispiel aus der Praxis: Inhärent sichere Konstruktionslösungen (etwa eine ungefährlichere Positionierung eines Antriebs) verursachen kaum Zusatzkosten, wenn sie von Anfang an eingeplant werden, wohingegen nachträgliche mechanische Schutzgitter erheblichen Mehraufwand bedeuten. Unternehmen schöpfen hier ein hohes Einsparpotenzial aus.
• Optimierte Auswahl von Sicherheitsmaßnahmen: Ein systematischer Ansatz verhindert sowohl Unter- als auch Überengineering bei der Sicherheitstechnik. Ohne fundierte Risikoanalyse wird manchmal vorsichtshalber „mehr Schutz als nötig“ verbaut – mit unnötigen Kosten. Andererseits kann es passieren, dass wichtige Schutzfunktionen fehlen, was im Schadensfall enorme Folgekosten (Produkthaftung, Rückrufaktionen) verursacht. Eine gute Risikobeurteilung findet das angemessene Schutzniveau. Das Ergebnis sind Maschinen, die alle gesetzlichen Sicherheitsanforderungen erfüllen, aber nicht mit überflüssiger Technik überfrachtet sind. Das wirkt sich positiv auf das Materialbudget aus. Zudem erhöhen passende Sicherheitslösungen die Produktivität, da die Maschine bedienbar bleibt, was wiederum die Wirtschaftlichkeit indirekt steigert.
• Effizienterer Personaleinsatz und Wissensnutzung: Auch in Bezug auf Arbeitszeit-Budgets macht sich eine CE-Software bemerkbar. Anstatt dass hochqualifizierte Ingenieure Stunden damit verbringen, Word-Tabellen zu pflegen oder Normenänderungen zu recherchieren, übernimmt das System diese Aufgaben binnen Sekunden. Dies entspannt die Projektpläne: Teams können mehr Projekte in gleicher Zeit abwickeln oder knappe Deadlines leichter einhalten, weil der „CE-Ballast“ reduziert wird. Zudem lassen sich bereits durchgeführte Risikobeurteilungen als Vorlage für neue, ähnliche Projekte verwenden (Stichwort Template oder Kopiervorlage). Bestehende Projekte können in Safexpert z.B. als Kopiervorlage genutzt werden, wobei das System im Hintergrund prüft, welche Auswirkungen Normenänderungen auf das neue Projekt hätten. Dadurch sinkt der Aufwand für wiederkehrende Aufgaben drastisch. Insgesamt wird die Planbarkeit erhöht: Hat ein Unternehmen definierte Prozesse und Tools für die CE-Konformität, lassen sich Aufwand und Dauer hierfür im Voraus viel genauer abschätzen – eine wichtige Grundlage für belastbare Projektpläne und Budgets.
• Vermeidung von Doppelarbeit und Wissensverlust: In vielen Unternehmen geht Zeit (und damit Geld) verloren, weil Lessons Learned nicht sauber dokumentiert sind. Mit einer zentralen CE-Software wird Wissen einmal erfasst und steht dann allen zur Verfügung. Wenn z.B. eine bestimmte Gefahr an einer Maschinentype bereits in einem vergangenen Projekt bewertet und gelöst wurde, kann diese Information im nächsten Projekt direkt übernommen werden. Das verhindert Doppelarbeit und reduziert die Kosten der Risikoanalyse über die Zeit erheblich. Ebenso reduziert es externe Beratungskosten, da internes Wissen systematisch aufgebaut wird. Schließlich sinkt auch das Risiko kostspieliger
• Non-Compliance: Ein Tool, das ständig die Einhaltung aktueller Normen prüft, bewahrt davor, versehentlich mit veralteten Standards zu arbeiten – was im schlimmsten Fall zu Marktverboten oder Nachrüstpflichten führen könnte. Eine Firma berichtet, dass sie „vorher Excel verwendet hat und immer viel Aufwand hatte, wenn sich Normen geändert haben. Mit dem Software-Wartungsvertrag bleiben wir immer am aktuellen Stand.“ – auch das ist ein handfester wirtschaftlicher Vorteil.

Kurzum, eine optimierte Risikobeurteilung wirkt wie ein präventives Qualitätsmanagement: Sie spart Kosten, bevor sie entstehen, und hält Projekte auf Kurs. Was zunächst wie „zusätzlicher Aufwand“ aussieht, entpuppt sich mit den richtigen Werkzeugen als Zeitsparer und Kostenversicherer zugleich.
 

Wie sehen nun konkrete Software-Werkzeuge aus, die diese Vorteile ermöglichen? Moderne CE-Software ist in der Regel modular aufgebaut und deckt den gesamten CE-Konformitätsprozess ab – von der ersten Risikoanalyse bis zur letzten Prüfung. Am Beispiel von IBF’s Safexpert lassen sich einige praxisnahe Module und Funktionen hervorheben, die Konstrukteuren im Alltag helfen:

• Risikobeurteilungs-Modul: Das Kernstück bildet ein Modul zur Gefährdungsanalyse und Risikobeurteilung. Es unterstützt Konstrukteure dabei, alle Gefährdungssituationen strukturiert zu erfassen, zu bewerten und geeignete Maßnahmen festzulegen. Eine intuitive Benutzeroberfläche mit vordefinierten Gefährdungskategorien (z.B. mechanische, elektrische, ergonomische Gefährdungen) und Lebensphasen erleichtert den Start. Ein Risikograph hilft bei der einheitlichen Einschätzung der Risikohöhe. Für jede identifizierte Gefahr kann der Entwickler per Mausklick das Risiko (Kombination aus Schweregrad, Häufigkeit, Wahrscheinlichkeit und Möglichkeit der Vermeidung) ermitteln und dokumentieren. Das Modul erinnert den Anwender an alle noch offenen Punkte der Risikobeurteilung, sodass nichts übersehen wird. Insgesamt wird der oftmals komplexe Prozess greifbar in einzelne Schritte zerlegt – einfach und intuitiv, ohne dass tiefe Normkenntnisse vorausgesetzt werden.
• Normenmanagement & Änderungs-Assistent: Ein weiterer zentraler Baustein ist das Normenmanagement-Modul (Safexpert NormManager). Es dient als intelligente Normendatenbank, die weit mehr kann als PDF-Dokumente bereitzustellen. Über Schnittstellen zu Normenverzeichnissen behalten Konstrukteure den Überblick über relevante Normen und deren Status (gilt die Norm noch? Gibt es Nachfolger?). Besonders wertvoll ist die automatische Aktualitätsüberwachung: Sämtliche Normenverweise in der Risikobeurteilung werden vom System beobachtet. Ändert sich z.B. eine harmonisierte Norm, so markiert die Software jene Maßnahmen im Projekt, die davon betroffen sind. Der integrierte Änderungs-Assistent geht noch einen Schritt weiter: Er analysiert sogar auf Abschnittsebene, was sich in der Norm geändert hat, und stellt alte vs. neue Anforderungen übersichtlich gegenüber. Damit wird der Aktualisierungsprozess enorm beschleunigt – der Konstrukteur erkennt sofort, ob Handlungsbedarf besteht, anstatt lange Normendokumente vergleichen zu müssen. Dieses Zusammenspiel von Normenverwaltung und Risikobeurteilung sichert ab, dass die Risikominderungsmaßnahmen stets auf dem aktuellen Stand der Technik basieren.
• Lösungs- und Piktogramm-Bibliotheken: Effizienz entsteht auch dadurch, dass man Bewährtes nicht jedes Mal neu erfinden muss. Deshalb bieten CE-Tools Bibliotheken, in denen Wissen zentral hinterlegt wird. In Safexpert gibt es beispielsweise eine Lösungsbibliothek, in der standardisierte Lösungen für wiederkehrende Gefährdungen abgelegt sind (z.B. „Schutzhaube mit Endschalter für drehende Welle“). Entwickler können aus diesem Fundus schöpfen und müssen nicht bei Null beginnen. Ebenso hilfreich ist eine Piktogramm-Bibliothek: Hier sind zahlreiche relevante Sicherheits- und Warnsymbole hinterlegt (nach EN ISO 7010 usw.), die per Klick in die Dokumentation übernommen werden können. Konstrukteure und Technische Redakteure sparen Zeit, weil sie nicht nach passenden Symbolen suchen oder Grafiken manuell erstellen müssen. Beide Bibliotheksarten fördern zudem die Standardisierung im Unternehmen – gleiche Gefahren werden mit gleichen Mitteln adressiert und einheitlich gekennzeichnet.
• CE-Leitfaden und Vorlagen: Ein Alleinstellungsmerkmal moderner CE-Software ist oft ein integrierter CE-Leitfaden, der durch den gesamten Konformitätsprozess führt. Safexpert etwa bietet projektbezogene Leitfäden für die Maschinenrichtlinie (bzw. Maschinenverordnung) oder Niederspannungsrichtlinie, die den Benutzer Schritt für Schritt von Anfang bis Ende begleiten. Der Leitfaden erinnert an alle erforderlichen Schritte – z.B. Klärung der anwendbaren Richtlinien, Durchführung der Risikobeurteilung, Erstellung der technischen Unterlagen bis hin zum Drucken der Konformitätserklärung. Zu jedem Schritt stellt die Software praktische Checklisten und Vorlagen bereit. So findet sich in Safexpert etwa eine fertige Vorlage für die Konformitätserklärung sowie Checklisten für die Vollständigkeit der technischen Dokumentation. Der Nutzen: Der Konstrukteur oder Projektleiter weiß stets, was als nächstes zu tun ist, und vergisst keinen nötigen Zwischenschritt. Gleichzeitig spart man enorm viel Zeit, weil man nicht selbst Formatvorlagen oder Listen erstellen muss – alles Wichtige ist out of the box vorhanden und entspricht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen.
• Betriebsanleitungs-Assistent: Die Übergabe der Ergebnisse aus der Risikobeurteilung an die Betriebsanleitung erfolgt in vielen Firmen noch händisch, was Fehlstellen verursachen kann. Hier setzt der Betriebsanleitungs-Assistent an. Dieses Modul sorgt dafür, dass alle Restrisiken und erforderlichen Schutz-/Hinweismaßnahmen automatisch in die Betriebsanleitungs-Entwürfe übernommen werden. Diese Informationen fließen entweder in eine mitgelieferte Anleitungsvorlage nach EN IEC/IEEE 82079-1 ein oder können via Schnittstelle an gängige Redaktionssysteme (z.B. Schema ST4) übergeben werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Anleitung wird synchron mit der Risikobeurteilung entwickelt. Technische Redakteure erhalten alle Sicherheitshinweise aus erster Hand, was Zeit spart und die Vollständigkeit der Warnhinweise gewährleistet. Dieses Modul schlägt somit die Brücke von der Konstruktion zur technischen Dokumentation.
• Prüf- und Abnahme-Assistent (CheckManager): Nachdem die Maschine gebaut ist, müssen Sicherheitsfunktionen und Schutzmaßnahmen auch praktisch überprüft werden. Hierbei unterstützt ein Checklisten-Manager wie Safexperts CheckManager. Dieses Modul ermöglicht es, Prüfungen und Abnahmen von Maschinen einheitlich durchzuführen und zu dokumentieren. Über definierte Prüfpunkte lässt sich z.B. eine Endabnahme-Checkliste erstellen, die kontrolliert, ob alle im Risikoprozess vorgesehenen Maßnahmen tatsächlich umgesetzt und wirksam sind. Die Vorteile standardisierter Prüfabläufe liegen in der erhöhten Vergleichbarkeit und Qualitätssicherung: Alle Prüfer arbeiten nach dem gleichen Schema. Zudem können Prüfpunkte in Bibliotheken zentral verwaltet und bei Normenänderung aktualisiert werden. Für Konstrukteure bedeutet das, dass Rückmeldungen aus der Praxis (z.B. entdeckte Mängel bei der Abnahme) systematisch zurück in den Entwicklungsprozess fließen. Über den CheckManager schließt sich somit der CE-Prozess: von der ersten Gefährdungsanalyse bis zur finalen Abnahme ist alles in einer Softwareumgebung integriert.

Wie die obigen Funktionen zeigen, deckt eine CE-Softwarelösung alle Phasen der Risikobeurteilung und darüber hinaus ab. Sie fungiert als Werkzeugkasten für den CE-Verantwortlichen und das Entwicklungsteam. Jedes Modul für sich bringt schon einen Effizienzgewinn – in Summe jedoch entsteht ein durchgängiger Prozess, in dem alle Rädchen ineinandergreifen. Unternehmen können genau die Module einsetzen, die sie benötigen (Safexpert ist z.B. modular lizenziert – man zahlt nur, was man nutzt), und bei Bedarf erweitern. Damit passt sich die Lösung an die Größe und Bedürfnisse des Betriebs an, vom kleinen Maschinenbauer bis zum Großkonzern.